🧩 If the parties do not
jointly break down the responsibilities and rights, the risk of delays
and costs caused by various deviations increases—potentially leading to
the entire project execution being delayed.

🧩This requires a lot communication between many stakeholders, where
Procurement can be considered both as the Catalyst and Glue between the
Project, Site team, Subcontractors and in brownfield investments, most
important, involving the End-user team.

Below one basic checklist for Procurement to prepare Supply & Install
Contract implementation for Capital Investment Projects:

1. Scope & Responsibilities

✅ Clear definition of supply + install boundaries✅ Supplier obligations for logistics, installation, commissioning✅ Interface management with other contractors

2. Site Requirements

✅ Delivery schedules aligned with site access✅ Site coordination (laydown areas, utilities, cranes, etc.)✅ Temporary facilities included or clarified

3. HSE & Security

✅ HSE requirements and procedures ✅ Mandatory training, inductions, PPE standards✅ Security, access rules enforced✅ Agile site entry permit process

4. Schedule & Payment

✅ Linked milestones & payment terms✅ Liquidated damages for delays✅ Progress reporting and recovery plans

5. Quality & Inspections

✅ QA/QC procedures and standards✅ Testing FAT, SAT, and site inspections included✅ Non-conformance handling process

6. Risk & Liability

✅ Warranty period defined✅ Insurance responsibilities clarified✅ Force majeure and delay risk covered

Most important, however is continuous collaboration! ”It´s about people”

Olen saanut urani aikana olla mukana useiden tuotantolaitosten investointiprojekteissa – eri toimialoilta ja eri kokoluokista. Kerta toisensa jälkeen nousee esiin yksi selkeä havainto: hankinta on keskeisessä roolissa koko investoinnin onnistumisen kannalta – myös pitkälle käyttöönoton jälkeen.

Perinteisten kilpailutus- ja sopimusasioiden lisäksi hankinnan tärkein tehtävä on tukea laitoksen elinkaarenhallintaa. Tämä tarkoittaa sitä, että valinnoilla vaikutetaan suoraan:

✅ käytettävyyteen
✅ kunnossapidon sujuvuuteen
✅ materiaalien ja varaosien saatavuuteen
✅ teknisen tuen jatkuvuuteen
✅ käyttökustannuksiin – koko elinkaaren ajalta

❄️ Projektin aikana hankinta varmistaa luotettavat toimittajat, järkevät sopimukset ja ennakoi riskejä.
❄️ Käyttöönotossa se mahdollistaa sujuvan tiedonvaihdon, toimittajatuen ja kriittisten resurssien saatavuuden.
❄️ Käytön aikana hankinta tukee jatkuvuutta: varaosien saatavuus, reklamaatioprosessit, elinkaaripalvelut ja toimittajayhteistyön kehittäminen ovat kaikki osa onnistunutta kokonaisuutta.

Käytettävyys ei ole sattumaa – se on seurausta suunnitelluista ja oikein tuetuista päätöksistä.